Quanto tempo spendiamo nei meeting? Forse troppo.
Ma la domanda più utile dovrebbe essere: quanto tempo spendiamo in meeting che non servono o che potrebbero essere più efficaci?
Il successo di una riunione sta anche nel tempo speso fuori da essa. Secondo gli autori vige la regola del 40-20-40, ovvero la maggior parte del tempo (40+40) dovrebbe essere impiegato al di fuori, prima per prepararla e dopo per azioni di follow-up.
Questi sono i passi per organizzare un meeting utile.
Il primo passo da compiere è quello di definirne lo scopo (anche per quelli ricorrenti), scriverlo con una o due frasi (esempio: “definire le priorità per la campagna di comunicazione del prossimo trimestre”) e condividerlo con gli interessanti, per metterli in condizione di decidere se partecipare o meno.
Il passo successivo è quello di creare un’agenda per raggiungere lo scopo e questo si può fare in due modi:
Durante il meeting, l’adozione di protocolli specifici e condivisi può agevolare molto, ad esempio rispetto all'uso di cellulari o computer in presenza o l’accensione della telecamera da remoto.
È importante inoltre invitare le persone giuste, spiegare le motivazioni e cosa ci si aspetta dalla loro partecipazione.
Ci sono poi tre ruoli importanti in un meeting:
Questi ruoli dovrebbero essere decisi in anticipo.
Anche fare una pausa è importante in una riunione e ce ne sono di vari tipi:
- pratica, che dà la possibilità di andare in bagno, sgranchirsi le gambe e, in generale, staccare un attimo.
- riflessiva, per prendere appunti e pensare a un argomento specifico.
- strategica, per calmare una discussione troppo accesa o suddividere i partecipanti in gruppi più piccoli.
Una dinamica che può inoltre accadere è quella del cosiddetto effetto HIPPO (HIghest Paid Person Opinion), ovvero che l’opinione della persona più pagata o percepita come più importante sia quella predominante e quindi gli altri si limitino ad essere d’accordo con essa.
Si può evitare facendola parlare per ultima o facendola contribuire più con domande che con risposte.
Come visto prima, il follow-up è un momento fondamentale.
È importante quindi avere delle azioni in tal senso, finita la riunione, per renderla proficua.
Ci sono due tipi di azioni:
Può essere utile organizzare una sessione di lavoro da utilizzare specificamente per lavorare sui compiti emersi dalle riunioni a cui si è partecipati.
Infine, l'antica filosofia cinese ci insegna che l'universo è composto da due energie opposte:
- yin: energia passiva, morbida e ricettiva
- yang: energia aggressiva e orientata all'azione.
Una buona riunione dovrebbe avere entrambe le energie, ovvero calma e consapevolezza per ascoltare e incoraggiare il feedback (parte yin), ma anche energia per perseguire gli obiettivi (parte yang).
(da How to fix meetings di Graham Alcott e Hayley Watts)
Ma la domanda più utile dovrebbe essere: quanto tempo spendiamo in meeting che non servono o che potrebbero essere più efficaci?
Il successo di una riunione sta anche nel tempo speso fuori da essa. Secondo gli autori vige la regola del 40-20-40, ovvero la maggior parte del tempo (40+40) dovrebbe essere impiegato al di fuori, prima per prepararla e dopo per azioni di follow-up.
Questi sono i passi per organizzare un meeting utile.
Il primo passo da compiere è quello di definirne lo scopo (anche per quelli ricorrenti), scriverlo con una o due frasi (esempio: “definire le priorità per la campagna di comunicazione del prossimo trimestre”) e condividerlo con gli interessanti, per metterli in condizione di decidere se partecipare o meno.
Il passo successivo è quello di creare un’agenda per raggiungere lo scopo e questo si può fare in due modi:
- immaginare l'agenda come una storia, con un'introduzione (problemi), una parte centrale (soluzioni) e una fine (passi successivi).
- concentrarsi sul rispondere a cosa, perché, quando, come, dove e chi, rispettando la dichiarazione di scopo.
Durante il meeting, l’adozione di protocolli specifici e condivisi può agevolare molto, ad esempio rispetto all'uso di cellulari o computer in presenza o l’accensione della telecamera da remoto.
È importante inoltre invitare le persone giuste, spiegare le motivazioni e cosa ci si aspetta dalla loro partecipazione.
Ci sono poi tre ruoli importanti in un meeting:
- Facilitatore, che fa in modo che l’agenda sia seguita ed è meglio se non partecipa alla discussione attivamente.
- Timekeeper, che limita la discussione al tempo assegnato per ogni punto
- Minute-taker, che redige una sintesi della discussione, dei contributi e dei punti d'azione.
Questi ruoli dovrebbero essere decisi in anticipo.
Anche fare una pausa è importante in una riunione e ce ne sono di vari tipi:
- pratica, che dà la possibilità di andare in bagno, sgranchirsi le gambe e, in generale, staccare un attimo.
- riflessiva, per prendere appunti e pensare a un argomento specifico.
- strategica, per calmare una discussione troppo accesa o suddividere i partecipanti in gruppi più piccoli.
Una dinamica che può inoltre accadere è quella del cosiddetto effetto HIPPO (HIghest Paid Person Opinion), ovvero che l’opinione della persona più pagata o percepita come più importante sia quella predominante e quindi gli altri si limitino ad essere d’accordo con essa.
Si può evitare facendola parlare per ultima o facendola contribuire più con domande che con risposte.
Come visto prima, il follow-up è un momento fondamentale.
È importante quindi avere delle azioni in tal senso, finita la riunione, per renderla proficua.
Ci sono due tipi di azioni:
- azioni specifiche: compiere azioni per ottenere risultati chiari e specifici
- risultati delegati: designare qualcuno responsabile di un risultato ma lasciare libertà su come raggiungerlo.
Può essere utile organizzare una sessione di lavoro da utilizzare specificamente per lavorare sui compiti emersi dalle riunioni a cui si è partecipati.
Infine, l'antica filosofia cinese ci insegna che l'universo è composto da due energie opposte:
- yin: energia passiva, morbida e ricettiva
- yang: energia aggressiva e orientata all'azione.
Una buona riunione dovrebbe avere entrambe le energie, ovvero calma e consapevolezza per ascoltare e incoraggiare il feedback (parte yin), ma anche energia per perseguire gli obiettivi (parte yang).
(da How to fix meetings di Graham Alcott e Hayley Watts)
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Sono un Coach specializzato e IT Mentor, con 25 anni di esperienza nel settore IT. Se vuoi migliorare la parte Tech della tua Azienda o migliorare te stesso/a, sono qui per supportarti. Scopriamo insieme come
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